Об утрате или недостаче документов сотрудник

Полные ответы на все вопросы на тему: "Об утрате или недостаче документов сотрудник". Здесь собран весь тематический материал в удобном для чтения виде. Если у вас возникли вопросы - задавайте их дежурному специалисту.

Акт об утере БСО — скачать образец

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Организации и ИП, оказывающие услуги населению, вправе не применять ККТ и продолжать использовать «старые» БСО только до 01.07.2019, а с этой даты должны начать выдавать клиентам чеки ККТ или БСО, сформированные с помощью подобной техники. Исключение — сфера общепита, предприятия которого (кроме ИП без работников) должны были перейти на автоматизированную выдачу БСО уже с 01.07.2018. В статье рассмотрен порядок применения БСО старого типа, который с 01.07.2019 утратит силу.

В каких случаях составляется акт об утере БСО

Основные виды операций, осуществляемых в рамках оборота бланков строгой отчетности в организации (до 01.07.2019), можно представить в следующем перечне:

1. Приемка бланков из типографии, оприходование их в книге учета.

2. Выдача бланков сотрудникам, которые осуществляют денежные расчеты с клиентами.

3. Выдача бланков клиентам при расчетах с ними.

  • если бланки, корешки и копии БСО испорчены — по истечении срока хранения в 5 лет;
  • если при инвентаризации выявлено отсутствие БСО, сведения о котором имеются в книге учета, — в сроки, определяемые фирмой самостоятельно.

Таким образом, утеря БСО должна подтверждаться сведениями инвентаризации, которая может быть как плановой, так и внеплановой. Второй тип инвентаризации может быть инициирован, если материально ответственное лицо (МОЛ) сообщит работодателю об утере бланков строгой отчетности.

В случае утери БСО инвентаризация будет дополняться еще одной процедурой — заседанием комиссии по выяснению причин отсутствия документов. В ее рамках и составляется акт об утере — на основе имеющихся официальных сведений о недостаче бланков по факту проведения их инвентаризации.

Таким образом, акт об утере БСО — документ, который составляется:

  • в целях документального отражения причин недостачи БСО (выявление таких причин требуется для корректного списания бланков в соответствии с положениями п. 28 приказа Минфина России от 29.07.1998 № 34н);
  • в дисциплинарных целях (на основании соответствующего акта работодатель получает право взыскать с работника расходы на изготовление утерянных бланков в соответствии с заключенным с ним соглашением о материальной ответственности).

Рассмотрим более подробно процедуру применения акта об утере БСО.

Каким образом применяется акт об утере БСО

  • работник потерял вверенные ему бланки и сообщил об этом работодателю;
  • инициирована внеплановая инвентаризация в целях списания утерянных бланков.

Прежде всего руководство фирмы должно учредить комиссию по инвентаризации. Специалисты, которых назначили в ее состав, формируют акт инвентаризации, в котором фиксируется недостача по БСО — соотносительно с данными книги учета.

Кроме того, должно быть осуществлено выяснение причин отсутствия недостающих документов. Материально ответственное лицо представляет работодателю докладную записку или отчет об утере документов. В них отражаются обстоятельства утери БСО. Далее на основании этих объяснительных документов оформляется акт об утрате БСО.

По итогам работы инвентаризационной комиссии, а также ее взаимодействия с материально ответственным лицом формируются:

  • акт инвентаризации;
  • акт о списании отсутствующих БСО.

На основании данных документов бухгалтерией осуществляется списание стоимости утерянных БСО. При этом бухгалтеру необходимо знать, кто виновен в утере бланков. Если это материально ответственное лицо, то недостача будет отнесена на его счет (подп. «б» п. 28 приказа № 34н). В случае если виновные сотрудники не установлены, недостача списывается на финансовые результаты.

Кроме того, указанные документы передаются руководству фирмы, которое на их основании издает приказ о взыскании с ответственного лица компенсации за утерянные БСО — в соответствии с соглашением о матответственности.

Рассмотрим, в какой структуре может быть представлен акт об утере БСО.

Акт об утере БСО: структура документа

Форма данного акта не утверждена законодательно. В зависимости от его практического применения документ может включать:

1. Общие сведения о работодателе и составляемом документе:

  • полное наименование организации, ее адрес, ИНН;
  • сведения об утверждении документа руководителем организации;
  • дата составления, номер документа;
  • наименование документа – «Акт об утере бланков строгой отчетности».

2. Сведения о документах, на основании которых составляется акт:

  • приказ о создании комиссии по выявлению причин утраты документов;
  • докладная записка МОЛ;
  • акт инвентаризации бланков.

3. Сведения о комиссии, которая осуществила выявление причин отсутствия бланков. Указываются Ф. И. О. и должность председателя, а также рядовых членов комиссии.

4. Сведения о конкретных действиях комиссии, а также об утерянных актах. Здесь могут присутствовать формулировки о том, что:

  • от сотрудника, утерявшего БСО, получены объяснения в виде докладной записки (она, как и другие документы, на основании которых составляется акт, может быть приложением к соответствующему акту);
  • комиссией была проведена сверка БСО по данным инвентаризации, а также изучена докладная записка сотрудника, который потерял БСО;
  • выявлено отсутствие БСО — с указанием серий и номеров бланков;
  • БСО были утеряны по определенным причинам — с указанием данных причин в соответствии с докладной запиской.

Акт подписывается всеми членами комиссии. Факт ознакомления с документом заверяет своей подписью и сотрудник, потерявший бланки строгой отчетности.

Загрузить образец акта об утере БСО вы можете на нашем сайте.

Итоги

Акт об утере БСО составляется:

  • в целях осуществления корректного бухучета БСО (для выбора правильной учетной схемы списания утерянных бланков);
  • в дисциплинарных целях (для взыскания с утерявшего бланки сотрудника стоимости БСО).

Данный акт оформляется комиссией, которая изучает обстоятельства утери БСО, на основании акта об инвентаризации, в котором официально отражена недостача утерянных БСО.

Узнать больше о практическом применении БСО вы можете в статьях:

Источник: http://nalog-nalog.ru/kkt_kkm_kassa/akt_ob_utere_bso_skachat_obrazec/

Как составить акт об отсутствии документов

Когда потребуются акты

Если при вскрытии корреспонденции оказалось, что в ней нет нужного количества страниц, приложений или вложений, составляется акт об отсутствии документов в почтовом отправлении в обязательном порядке. Если приложения и вложения есть, но не те, которые указаны в корреспонденции, составляется акт об отсутствии вложений в письме или приложений. В противном случае сложнее доказать неполучение указанных в письмах бланков, доказательств и и. д.

В компании: если пропажа обнаружилась при передаче дел или не хватает документов в личном деле

В таком случае в соответствующем бланке обязательно указывается, чего недостает в личном деле, создается комиссия или назначается ответственное лицо для удостоверения этого факта. При передаче дел делается соответствующая отметка с обязательной подписью участвующих лиц. Необходимо сразу же уведомить руководство об утрате или недостаче. При выборе реквизитов стоит руководствоваться официально утвержденными инструкциями государственных органов. Организация вправе разработать собственный порядок удостоверения. Подписи и постановка дат обязательны.

Читайте так же:  Согласие на совмещение должностей в одной организации

При вскрытии почтового отправления с описью, в том числе в суде

В судебных органах действуют специальные инструкции о делопроизводстве, например, утвержденные Приказом ВАС РФ № 7 от 26.03.1996 (для арбитражных судов) или Приказом Судебного департамента при ВС РФ 17.04.2017 № 7 (для районных судов). Если акт об отсутствии документов составили в суде, в нем указывают ответственного сотрудника, отсутствующие страницы, приложения, вложения, исходящий номер и дату поступления корреспонденции.

Разработан образец и для нотариата. Он является приложением к Правилам нотариального делопроизводства, утвержденным Приказом Минюста России от 16.04.2014 № 78. Реквизиты, указываемые в нем, практически идентичны тем, что применяются судебными органами. Комиссия в этих случаях не созывается, оформлением занимается конкретный сотрудник. Участники судебного разбирательства специально об этом не извещаются. Но при обнаружении ошибки самостоятельно направляют ответ об отсутствии вложения, приложения, материалов.

Как задокументировать в организации

1. Докладная

Составляется на имя непосредственного руководителя или руководителя организации с указанием:

  • утраченных материалов;
  • обстоятельств утраты или ее обнаружения.

Генеральному директору ООО «Весна»

Об утрате документов

В результате подготовки документов для проверки, проводимой ИФНС № 9, было выявлено отсутствие следующих документов в отделе продаж:

  1. Договор № 34/18 от 12.05.2018, заключенный с ООО «Лето».
  2. Договор №58/18 от 29.07.2018, заключенный с ООО «Зима».

Просим создать рабочую комиссию для выяснения причин пропажи указанных документов.

Главный бухгалтер Иванова И.Н. Иванова

На следующем этапе решения по ситуации принимает руководитель организации.

2. Комиссия

Далее руководством, как правило, создается комиссия для расследования. Следует обратить внимание, что это обязательно, например, при утрате первичной документации, в соответствии с Положением о документах и документообороте в бухучете, утвержденному Минфином СССР 29.07.1983 № 105. В комиссию включаются начальник отдела, ответственный за сохранность, юрист, представители служб безопасности. Один экземпляр выдается на руки представителю получателя.

3. Документация

По результатам работ комиссии составляются акт об отсутствии почтовых вложений, об утрате, обнаруженной при передаче дел, и т. д. Порядок действий может быть установлен как в федеральном законодательстве, так и в локальных положениях, действующих на конкретном предприятии.

Если в почтовом отправлении отсутствуют документы

Для этого случая в комплектах документации различных ведомств существуют утвержденные образцы. Например, предприятия Росимущества пользуются формой 51-д об обнаружении повреждений, отсутствующих материалов в почтовом отправлении, утвержденной Приказом Росимущества от 22.06.2009 № 178 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральном агентстве по управлению государственным имуществом». А предприятия Минпромторга — образцом, данным в Приложении 20 к Приказу Минпромторга России от 28.10.2014 № 2160.

Источник: http://ppt.ru/forms/pochta/kak-sostavit-akt-ob-otsutstvii-dokumentov

Статья 7. Основания и размер ответственности экспедитора перед клиентом за утрату, недостачу или повреждение (порчу) груза

Статья 7 . Основания и размер ответственности экспедитора перед клиентом за утрату, недостачу или повреждение (порчу) груза

1. Экспедитор несет ответственность перед клиентом в виде возмещения реального ущерба за утрату, недостачу или повреждение (порчу) груза после принятия его экспедитором и до выдачи груза получателю, указанному в договоре транспортной экспедиции, либо уполномоченному им лицу, если не докажет, что утрата, недостача или повреждение (порча) груза произошли вследствие обстоятельств, которые экспедитор не мог предотвратить и устранение которых от него не зависело, в следующих размерах:

1) за утрату или недостачу груза, принятого экспедитором для перевозки с объявлением ценности, в размере объявленной ценности или части объявленной ценности, пропорциональной недостающей части груза;

2) за утрату или недостачу груза, принятого экспедитором для перевозки без объявления ценности, в размере действительной (документально подтвержденной) стоимости груза или недостающей его части;

3) за повреждение (порчу) груза, принятого экспедитором для перевозки с объявлением ценности, в размере суммы, на которую понизилась объявленная ценность, а при невозможности восстановления поврежденного груза в размере объявленной ценности;

4) за повреждение (порчу) груза, принятого экспедитором для перевозки без объявления ценности, в размере суммы, на которую понизилась действительная (документально подтвержденная) стоимость груза, а при невозможности восстановления поврежденного груза в размере действительной (документально подтвержденной) стоимости груза.

2. При оказании экспедиционных услуг, связанных с перевозками грузов в международном сообщении, ответственность экспедитора за утрату, недостачу или повреждение (порчу) груза, предусмотренная настоящей статьей, не может превышать две расчетные единицы за килограмм общего веса утраченного, недостающего или поврежденного (испорченного) груза, если более высокая сумма не возмещена лицом, за которого отвечает экспедитор.

3. В договоре транспортной экспедиции может быть установлено, что наряду с возмещением реального ущерба, вызванного утратой, недостачей или повреждением (порчей) груза, экспедитор возвращает клиенту ранее уплаченное вознаграждение, если оно не входит в стоимость груза, в размере, пропорциональном стоимости утраченного, недостающего или поврежденного (испорченного) груза.

4. Наряду с возмещением реального ущерба и возвращением клиенту уплаченного им экспедитору вознаграждения в размерах, установленных настоящей статьей, экспедитор обязан возместить клиенту упущенную выгоду в связи с утратой, недостачей или повреждением (порчей) груза, произошедшими по вине экспедитора.

5. При оказании экспедиционных услуг, связанных с перевозками грузов в международном сообщении, упущенная выгода возмещается в полном объеме, но не более чем в размере ответственности, установленном настоящим Федеральным законом.

6. Действительная (документально подтвержденная) стоимость груза определяется исходя из цены, указанной в договоре или счете продавца, а при ее отсутствии исходя из средней цены на аналогичный товар, существовавшей в том месте, в котором груз подлежал выдаче, в день добровольного удовлетворения такого требования или, если требование добровольно удовлетворено не было, в день принятия судебного решения.

7. Груз считается утраченным, если он не был выдан по истечении тридцати дней со дня истечения срока доставки, определенного договором транспортной экспедиции, или, если такой срок договором не определен, в течение разумного срока, необходимого для доставки груза и исчисляемого со дня принятия экспедитором груза для перевозки. Груз, который был доставлен, но не был выдан получателю, указанному в договоре транспортной экспедиции, или уполномоченному им лицу по причине неуплаты причитающегося экспедитору вознаграждения, утраченным не считается, если экспедитор своевременно уведомил клиента об оказании экспедиционных услуг в порядке, предусмотренном договором транспортной экспедиции.

ГАРАНТ:

См. комментарий к статье 7 настоящего Федерального закона

Источник: http://base.garant.ru/12131604/e88847e78ccd9fdb54482c7fa15982bf/

Что делать, если утрачены бухгалтерские документы

В любой организации важно наладить эффективную систему документооборота. Ведь на основании первичных документов в бухгалтерском и налоговом учете отражаются операции и признаются расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль. Но даже при соблюдении всех требований по хранению документов они могут быть утрачены.

Правила хранения документов

Документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, должны храниться в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Организация обязана хранить первичные учетные документы, регистры бухучета и бухгалтерскую отчетность не менее пяти лет. Это следует из пункта 1 статьи 17 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ (далее — Закон № 129-ФЗ). Сроки хранения отдельных первичных документов установлены в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом от 06.10.2000. В основном это также пятилетний срок. Исключение — кадровые документы (приказы по личному составу, индивидуальные должностные инструкции, лицевые счета работников и т. д.), которые необходимо хранить в течение 75 лет. Период хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен.

Читайте так же:  Дополнительный график отпусков на новых сотрудников

Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации (п. 3 ст. 17 Закона № 129-ФЗ). Их сохранность, оформление и передачу в архив обеспечивает главный бухгалтер (п. 6.6 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР от 29.07.83 № 105).

Обычно документации много, и нужно обеспечить ее надежное хранение. В случае налоговой проверки отсутствие даже части документов может привести к неприятностям в виде штрафов и пеней.

До того как документы будут размещены в архиве, они находятся в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью уполномоченных главным бухгалтером лиц. Некоторые документы, например бланки строгой отчетности, хранятся в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях. Во избежание утери или злоупотреблений документы собираются в хронологическом порядке и переплетаются. Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться непереплетенными. Тогда они подшиваются в папки.

Алгоритм действий при утрате документов

Прежде всего необходимо получить официальное подтверждение происшедшего:

— при пожаре — справку органа противопожарной службы (МЧС России);
— стихийном бедствии — справку территориального управления МЧС России;
— краже — справку местного управления внутренних дел;
— затоплении — акт о затоплении, подписанный собственником помещения, справка из РЭУ.

Сразу после происшествия на основании приказа руководителя организации создается комиссия по расследованию причин утраты документов. При необходимости для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, государственного пожарного надзора и др.

Результаты работы комиссии оформляются актом. Его утверждает руководитель организации. В нем указываются причины и последствия происшествия. В случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями, организация обязана провести инвентаризацию (п. 2 ст. 12 Закона № 129-ФЗ). Порядок ее проведения установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (приказ Минфина России от 13.06.95 № 49). По итогам инвентаризации составляется опись утраченных документов.

Если утрачены документы, подтверждающие исчисление и уплату налогов, а также отчетность, об этом в письменной форме следует уведомить налоговую инспекцию по месту учета. К заявлению прилагаются справки и акты, подтверждающие форс-мажорные обстоятельства.

Налоговый орган, получив информацию об утрате документов, может предпринять меры налогового контроля в отношении пострадавшей организации (налоговая проверка за соответствующий период). Следует попытаться согласовать с инспекцией сроки восстановления утраченных документов.

Восстановление документов

Во избежание негативных налоговых последствий организация должна попытаться восстановить утраченную документацию, срок хранения по которой не истек. Если после чрезвычайного происшествия сохранились регистры бухгалтерского учета (в электронном виде), это облегчит задачу. Ведь в них отражены хозяйственные операции, и первичные документы не придется восстанавливать по памяти.

Банковские документы. Рекомендуем в первую очередь получить от банка копии выписок по счету и копии платежных документов. На основании этих сведений можно установить, какие операции, связанные с движением денежных средств, были проведены: поступление сумм от контрагента, оплата поставщику, снятие денежных средств на оплату труда работников. Особенно важно начать восстановление «первички» с запроса в банк, если в организации не сохранились данные регистров бухгалтерского (налогового) учета.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ
Документы выцветают

Со временем чернила бледнеют и прочесть информацию в документе становится невозможно. Обычно это случается с чеками ККТ. А ведь в них отражены стоимость и дата покупки. Кассовые чеки для целей налогообложения прибыли являются первичными учетными документами, подтверждающими фактические затраты на приобретение за наличный расчет товаров (работ, услуг). Нечитаемый документ не может служить основанием для признания расходов при расчете налоговой базы. Рекомендуем снимать ксерокопию чека при его получении. Она заверяется подписью должностного лица и печатью организации с приложением оригинала документа.

Информация от контрагентов. Исходя из данных регистров учета или банковских выписок составляется перечень контрагентов, с которыми сотрудничала организация. Каждому из них отправляют письмо с просьбой предоставить копии первичных документов (договоров, товарных накладных, актов, счетов-фактур). Если адрес контрагента не известен (сделка с ним была единичной и сведения не сохранились), целесообразно обратиться с письменным запросом в налоговые органы на получение выписки из ЕГРЮЛ по данному юридическому лицу. При отсутствии информации о нем или при невозможности определить его организации будет выдана справка об отсутствии запрашиваемых сведений.

Документы по отчетности. При утрате налоговых деклараций или бухгалтерских отчетов за прошедшие периоды можно порекомендовать обратиться в налоговый орган по месту регистрации с просьбой предоставить их копии. Запрос лучше подавать одновременно с заявлением об утрате и справками, подтверждающими чрезвычайный характер утраты документов. Правда, налоговая инспекция не обязана выдавать налогоплательщику копии представленных им отчетов.

Видео (кликните для воспроизведения).

Учредительные документы. При утрате учредительных документов юридическому лицу выдается их копия. Для этого организация должна обратиться с запросом в налоговый орган по месту регистрации. Порядок предоставления сведений утвержден постановлением Правительства РФ от 19.06.2002 № 438. В частности, могут быть предоставлены копии документов, содержащихся в регистрационном деле юридического лица (п. 20). Указанная информация платная. Документы, подтверждающие оплату, представляются одновременно с запросом.

Собственную исходящую «первичку» и внутренние документы компания оформляет самостоятельно. Но даже здесь можно столкнуться со сложностями, например, при восстановлении кассовых документов. При оформлении расходных кассовых ордеров или платежных ведомостей взамен утраченных гражданин, в свое время получивший денежные средства, может отказаться от повторной подписи или найти его не представляется возможным.

Таблица. Санкции, предусмотренные Налоговым кодексом за отсутствие первичных документов

Налоговое правонарушение

Санкция

Норма НК РФ

Грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения

Нарушение допускалось в течение одного налогового периода — 5000 руб.

Пункт 1 статьи 120

Нарушение допускалось в течение более одного налогового периода — 15 000 руб.

Пункт 2 статьи 120

Деяния повлекли занижение налоговой базы — 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб.

Пункт 3 статьи 120

Неуплата или неполная уплата сумм налога в результате занижения налоговой базы, иного неправильного исчисления налога или других неправомерных действий (бездействия)

20% от неуплаченной суммы налога

Пункт 1 статьи 122

Если деяния совершены умышленно — 40% от неуплаченной суммы налога

Пункт 3 статьи 122

Непредставление документов в налоговые органы в установленный срок

50 руб. за каждый непредставленный документ

Пункт 1 статьи 126

Последствия утраты документов

Читайте так же:  Взять кредит наличными с моментальным решением

Полностью восстановить документы удается не всегда. Чаще всего проблемы возникают с получением копий документов от контрагента в результате его ликвидации. К сожалению, в такой ситуации налогоплательщик не освобождается от обязанности представлять необходимые первичные документы при налоговой проверке, даже если утрата произошла не по его вине, а в результате чрезвычайного происшествия. Если отсутствует «первичка», подтверждающая расходы, придется увеличить на соответствующие суммы налоговую базу по налогу на прибыль. Аналогичная ситуация и с НДС: отсутствие счетов-фактур, выставленных поставщиком, лишает налогоплательщика права на вычет «входного» НДС. Значит, организация будет вынуждена произвести перерасчеты, доплатить недостающие суммы налогов, а также штрафы и пени в бюджет, подать уточненные декларации.

Обратите внимание: налоговые органы вправе определять суммы налогов расчетным путем на основании имеющейся у них информации о налогоплательщике или данных об аналогичных налогоплательщиках. В частности, это бывает при непредставлении налоговому органу в течение более двух месяцев документов, необходимых для расчета налогов, при отсутствии учета доходов и расходов, объектов налогообложения или ведении учета с нарушением установленного порядка, приведшего к невозможности исчислить налоги. Основанием служит подпункт 7 пункта 1 статьи 31 НК РФ.

Ответственность: налоговая, административная и уголовная

За отсутствие документов организацию могут привлечь к ответственности на основании статей 120, 122 или 126 НК РФ (см. таблицу). Любая из санкций, перечисленных в этих статьях, может быть применена к организации, в которой были утрачены документы. При этом положения пунктов 1 и 3 статьи 120 и пункта 1 статьи 122 НК РФ не применяются одновременно в качестве основания для привлечения к ответственности за совершение одних и тех же неправомерных действий. Но это не исключает возможности их самостоятельного применения. Такой вывод сделан в Определении КС РФ от 18.01.2001 № 6-О.

В статье 109 НК РФ предусмотрены обстоятельства, исключающие привлечение лица к ответственности. В частности, отсутствие вины в совершении налогового преступления и совершение деяния, содержащего признаки налогового правонарушения, вследствие стихийного бедствия или других чрезвычайных и непреодолимых обстоятельств (ст. 111 НК РФ). Правда, свою позицию об отсутствии вины организации скорее всего придется доказывать в суде. Заметим, что налоговым правонарушением признается не только противоправное деяние, но и противоправное бездействие (ст. 106 НК РФ). При судебном разбирательстве важно доказать, что все меры по восстановлению документов были предприняты. Доказательством могут служить копии запросов контрагентам на предоставление документов, почтовые квитанции, подтверждающие факт отправки писем. Законодательством предусмотрены и административные санкции. На должностных лиц может быть наложен штраф в размере от 2000 до 3000 руб. за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности (ст. 15.11 КоАП РФ). Но самое серьезное наказание, вплоть до лишения свободы, установлено за уклонение от уплаты налогов (ст. 199 УК РФ).

Артельных И.В., эксперт
Журнал «Российский Налоговый Курьер» №16 за 2008 год

Источник: http://www.audit-it.ru/articles/account/basis/a83/160969.html

Приложение N 6. Акт об утрате документов

Приложение N 6
к пп. 2.44, 3.15, 4.32, 6.8 Правил

Заголовок ед. хр.

Предполагаемые причины отсутствия

>
N 7. Карта-заместитель дела
Содержание
Приказ Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. N 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования.

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2020. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Источник: http://base.garant.ru/71183090/742110d5a18f8166ad6c0f8f8acf2f10/

Служебное расследование на предприятии: порядок проведения

Служебное расследование работодатели должны проводить в случае нарушения трудовой дисциплины и других происшествий. Например, при обнаружении недостачи или утечки информации, составляющей коммерческую тайну. Такое мероприятие необходимо для выявления виновных лиц и применения к ним мер дисциплинарного взыскания, а также удержания с них причиненных фирме убытков. Скорее всего, специальной комиссии придется расследовать факты уклонения работников от медицинского освидетельствования, сдачи экзаменов по охране труда, технике безопасности и правилам эксплуатации, а также отказа от заключения договора о полной материальной ответственности сотрудника, если это предусмотрено его основной трудовой функцией.

Если размер провинности малозначителен, например, при пропуске сдачи внутренней отчетности, проводить расследование не обязательно. Достаточно просто взять с лица, чья вина очевидна и так, письменное объяснение и далее действовать по закону. А вот если ситуация сложилась неоднозначная или организации нанесен значительный ущерб, без создания комиссии и проведения служебного расследования не обойтись.

Ситуации, в которых служебное расследование необходимо

Ниже приведен основной перечень возможных проступков, за которые сотрудник несет личную ответственность:

  • прогул или неявка на рабочее место;
  • явка на работу в нетрезвом виде, под действием наркотиков;
  • нанесение серьезного материального ущерба;
  • превышение полномочий.

Теперь рассмотрим алгоритм проведения служебного расследования. Процедура должна начинаться с фиксации факта нарушения.

Шаг 1. Фиксация нарушения

Унифицированного документа, который необходимо составить при обнаружении факта, дающего основание для проведения служебного расследования, нет. На практике обычно такой факт фиксируется служебной запиской лица, которое его обнаружило. Этот документ составляется от имени работника в адрес его непосредственного начальника или руководителя организации. В такой записке нужно указать:

  • фамилию, имя, отчество и должность работника, обнаружившего факт нарушения;
  • обстоятельства, при которых было совершено или выявлено нарушение;
  • дату и время события.

При получении информации о противоправных действиях работника от третьих лиц или даже непосредственно из правоохранительных органов оформлять докладную записку необязательно. Кроме того, если причиной для начала служебного расследования послужила утрата товарно-материальных ценностей или денежных средств, выявленная по результатам инвентаризации, к записке необходимо приложить соответствующий акт. На основании именно этих документов работодатель создает комиссию с целью установить виновного.

Шаг 2. Создание комиссии и ее задачи

Целесообразность всех необходимых в рамках мероприятия мер, а также степень вины лица, поступки которого стали предметом разбирательства, определяет специально созданная комиссия.

Комиссия формируется приказом по предприятию из компетентных и не заинтересованных в исходе разбирательства сотрудников. Если в организации есть специальные службы, например безопасности или внутреннего аудита, то их представители составят большинство такой комиссии. В их отсутствие такие функции на себя берет кадровая служба.

В состав комиссии, как правило должны входить три человека. В приказе должны быть указаны фамилии и должности членов комиссии, цель и дата ее создания, срок ее действия (он может быть и не ограничен определенным случаем), а также полномочия, которыми она наделена. Обычно в задачи такой комиссии входит следующее.

  1. Установление обстоятельств произошедшего, в том числе времени, места и способа.
  2. Выявление имущества, которому нанесен или мог быть нанесен ущерб.
  3. Обследование мест происшествия (при необходимости).
  4. Определение стоимости нанесенного (или возможного) ущерба по расследуемому факту.
  5. Установление лиц, непосредственно виновных в совершении деяния.
  6. Сбор доказательств вины этих лиц и установление ее степени по каждому из них (если виновников несколько).
  7. Определение причин и условий, способствующих совершению проступка.
  8. Сбор и хранение документальных материалов расследования.
Читайте так же:  Дисциплинарные взыскания по трудовому кодексу

В компетенцию комиссии входит право требования объяснений от всех работников, подозреваемых в проступке.

Комиссия может быть создана даже в том случае, если предприятию пока не нанесено прямого ущерба, но действия работника могли привести к подобным последствиям. Комиссия может быть постоянно действующей и возобновляющей свою работу в случае необходимости.

С приказом по организации о создании комиссии необходимо ознакомить под подпись всех ее членов. Выглядеть образец приказа о проведении служебного расследования (образец) должен примерно так:

Шаг 3. Сбор информации и доказательств

Порядок проведения служебного расследования в трудовом законодательстве прямо не определен, поэтому в каждой организации его нужно регламентировать правилами внутреннего распорядка и внутренними нормативными актами (приказами, инструкциями, положениями). То есть комиссия может получить право опрашивать сотрудников и изучать любые документы учета, если так решит руководство предприятия.

Хотя такое мероприятие и является сугубо внутренним делом каждой организации и принимать участие в нем могут исключительно ее работники и руководство, к нему в помощь можно привлекать сторонних специалистов, если это необходимо для выяснения фактов, связанных и с происшествием. Например, для определения степени опьянения и тяжести ошибки, допущенной работником при проведении исчислений по смете. Обычно это нужно в том случае, когда квалификации специалистов самой компании не хватает для того, чтобы сделать профессиональные выводы. В этом случае издается отдельный приказ по предприятию. Экспертами по договору могут выступать:

  • аудиторы;
  • оценщики;
  • медицинские работники;
  • инженеры;
  • юристы;
  • другие специалисты.

Кроме того, в рамках расследования можно направлять запросы в государственные органы и сторонние организации. Они обязаны предоставить необходимую информацию, если она не является тайной. Все собранные материалы должны быть приобщены к делу в качестве доказательств так же, как и акты, справки и докладные записки, которые составляют члены комиссии в ходе расследования. Ведь любой образец служебного расследования в отношении работника, особенно если дело касается недостачи, может рассматриваться как вопрос передачи данных по расследованию в правоохранительные органы.

Шаг 4. Получение объяснений работника

До окончания служебного расследования и издания приказа о применении дисциплинарного взыскания к виновным лицам у работников обязательно нужно запросить пояснение. Это предусмотрено нормами ст. 193 ТК РФ и подтверждено позицией Верховного суда РФ (п. 47 Постановления Пленума Верховного суда РФ от 17.03.2004 № 2). Форма такого объяснения может быть произвольной, так как не регламентирована трудовым законодательством. Запросить объяснительную лучше письменно. Это особенно необходимо, если ситуация имеет конфликтный характер и шансы получить объяснение невелики. Требование необходимо вручить работнику под подпись. При его отказе от подписи составляется соответствующий акт. Однако если работник откажется от дачи пояснений на основании статьи 51 Конституции РФ , которая гласит, что человек не обязан свидетельствовать в отношении себя или своих близких, прямо в тексте объяснительной, такой акт можно не составлять.

На оформление объяснительной у работника есть 2 рабочих дня с момента получения требования. Если объяснение так и не предоставлено, необходимо составить еще один акт — об отказе от дачи пояснений. Его должны подписать председатель комиссии и несколько ее членов (минимум 2 человека). После окончания расследования сама объяснительная записка или документ, свидетельствующий о том, что объяснение у сотрудника было запрошено, могут служить основанием для применения мер дисциплинарного воздействия к виновным лицам, вплоть до увольнения.

Шаг 5. Заседание комиссии, рассмотрение обстоятельств

После того как комиссия соберет и обобщит всю информацию, она должна провести заседание. На нем уполномоченные лица сообщат:

  • имело ли место нарушение (причинение ущерба) и в чем оно заключалось;
  • обстоятельства, время и место происшествия;
  • последствия нарушения и сумму причиненного ущерба;
  • причины проступка;
  • степень вины каждого из обвиняемых в происшествии;
  • смягчающие и отягчающие ответственность обстоятельства.

Шаг 6. Создание акта о проведении служебного расследования

Результаты работы комиссии должны быть отражены в специальном акте, подводящем итоги расследования. В частности, из этого документа должно быть понятно:

  • виновные действия, совершенные работником;
  • обстоятельства совершения таких действий;
  • вид и сумма причиненного ущерба;
  • степень вины сотрудника;
  • возможная мера наказания для виновного лица;
  • предложения по недопущению подобных ситуаций в дальнейшем.

Акт должны подписать все члены комиссии. Если кто-то из членов комиссии имеет особое мнение о случившемся, он не может отказаться от подписания акта. Однако он имеет право составить отдельный документ с изложением своей позиции и приложить его к материалам.

Если для того, чтобы установить объем и сумму нанесенного материального ущерба, была проведена инвентаризация, ее опись следует приложить к документам служебного расследования. Документы сторонних учреждений и организаций, имеющие отношение к делу (судебные решения, акты проверки протоколы и т. п.), также можно приложить к акту и сослаться на них в тексте.

Образец заключения служебного расследования должен выглядеть так:

Работника, в отношении которого проводилось служебное расследование, нужно ознакомить со всеми результатами в отношении него самого под подпись. Если расследование проводилось в отношении нескольких лиц, их нужно знакомить с материалами по отдельности, учитывая охрану персональных данных.

Сроки служебного расследования

Сроки проведения служебного расследования по Трудовому кодексу ( статья 193 ТК РФ ) не должен превышать 1 месяц с обнаружения события, которое послужило его причиной. Обычно срок прописывается в самом приказе. Следует учесть, что существует срок давности привлечения работника к ответственности, в который не входит:

  • время болезни работника;
  • время пребывания работника в отпуске;
  • время, необходимое на учет мнения профсоюза или иного представительного органа работников.

По совокупности привлечь виновного к дисциплинарной ответственности можно не позднее чем через шесть месяцев (а по делам, связанным с коррупционными проявлениями, — три года). По истечении этого срока привлечь к ответственности уже не получится. По результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки такой срок составляет не более двух лет со дня совершения или обнаружения проступка. В эти сроки не входит период производства по уголовному делу (если оно было открыто).

Источник: http://ppt.ru/forms/ot/sluj-rassledovanie

Потеряли важные документы – кто виноват, и что делать?

В качестве причин потери документов крайне редко выступают форс-мажорные обстоятельства. А коли уж виноват вездесущий «человеческий фактор», значит и отвечать кому-то придется. Вопрос: кому?

Чаще всего утрата документов происходит в результате небрежного обращения с ними, в частности, при транспортировке во время переезда или из-за нарушения порядка и сроков хранения (установлены Законом от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее – Закон № 129-ФЗ; подп. 8 п. 1 ст. 23 НК). Так, пунктом 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ установлено, что фирмы обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и отчетность в течение сроков, которые устанавливаются в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Вовсе немаловажно, что же именно послужило причиной пропажи бумаг, ведь именно от этого в большей степени зависит решение вопроса о привлечении к ответственности «проштрафившегося». На основании пункта 1 статьи 2.1 КоАП ответственность может наступить только в отношении виновного лица. Таковым считается тот сотрудник, на которого возложена обязанность соблюдения правил и норм, за нарушение которых установлена ответственность. Как отмечают эксперты журнала «Практическая бухгалтерия», утрата документов повлечет наказание только в том случае, если она произошла по вине должностных лиц организации: руководителя или главного бухгалтера. Например, за нарушение порядка и сроков хранения документов этим сотрудникам может грозить штраф в размере от 2000 до 3000 рублей (ст. 15.11 КоАП). Так кто же именно (руководитель или главбух) будет наказан за несоблюдение правил хранения документов?

Читайте так же:  До скольки имеют право звонить коллекторы

В силу Закона № 129-ФЗ первым под подозрение попадает глава организации. Такой подход согласуется и с мнением Верховного Суда. Так, в пункте 24 постановления Пленума от 24 октября 2006 г. № 18 говорится о том, что, решая вопрос о привлечении должностных лиц к ответственности по статье 15.11 Кодекса об административных правонарушениях, следует руководствоваться положениями Закона № 129-ФЗ о распределении обязанностей руководителя и бухгалтера. За что же именно придется «нести ответ» каждому из этих лиц?

Итак, на руководителя фирмы возложена ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности (п. 1 ст. 6, п. 3 ст. 17 Закона № 129-ФЗ). В свою очередь, главный бухгалтер отвечает за формирование учетной политики, ведение бухучета и своевременное представление полной и достоверной отчетности (п. 2 ст. 7 Закона № 129-ФЗ).

Естественно, вину должностного лица нужно еще доказать. Причем если данными сотрудниками действительно нарушены требования Закона № 129-ФЗ, избежать привлечения к ответственности довольно трудно, но возможно. Как уже говорилось выше, все будет зависеть от обстоятельств конкретного дела и от того, кем именно – руководителем или главным бухгалтером (а может, и вовсе рядовым сотрудником), утеряны документы.

А директор ни при чем

Совершенно логично, что во избежание наказания надо всего-навсего доказать свою непричастность к инциденту, а конкретнее, опровергнуть вину. Разберемся по порядку, как это можно сделать.

В силу требований статьи 17 Закона № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» обязанность хранения первичных учетных документов возложена на организацию. Что касается ее руководителя, то он отвечает не за сохранность, а лишь за организацию хранения учетных документов и регистров бухгалтерского учета. Выходит, что, в общем-то, это должностное лицо попросту не может быть виновным в потере бумаг. Хотя бы потому, что, будучи руководящим лицом, он объективно не принимает непосредственное участие в документообороте; в данном процессе заняты подчиненные ему сотрудники. Следовательно, в ситуации, когда бумаги утрачены работником, директор может быть освобожден от ответственности. Однако для этого ему нужно представить доказательства исполнения им обязанностей по должной организации сохранности документов (постановление ВС от 9 июня 2005 г. № 77-ад06-2, письмо УФНС по г. Москве от 15 марта 2006 г. № 09-24/20243).

В качестве доказательства своей невиновности руководитель может представить должностную инструкцию или распоряжение, на основании которых отдельному работнику было поручено отвечать за сохранность документов. Кроме того, к аргументам стоит приложить также и подтверждение обеспечения этого сотрудника всеми необходимыми средствами сохранности и объяснения работника с изложением причин утери документов.

Интересно, что в подобных случаях к персоналу могут быть применены только меры дисциплинарного взыскания, а вот ответственность по статье 15.11 КоАП к нему применяться не может, так как виновные работники не являются субъектами ответственности по данной норме.

Кстати говоря, ответственность может наступить и в отношении организации, например, по статье 120 Налогового кодекса: штраф составит от 5000 рублей (если нарушения совершены в течение одного налогового периода) или 15 000 рублей (в течение более одного налогового периода). Если же нарушения повлекли занижение налоговой базы, то фирме грозят санкции в размере 10 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 рублей.

Лучшая защита – нападение

Снять с себя вину удастся и тогда, когда налоговым органом была нарушена процедура оформления процессуальных документов. Разумеется, для этого придется проверить правильность оформления протокола об административном нарушении, наличие извещения о его составлении, да и вообще представление в нем доказательств вины. Если протокол оформлен с существенными недостатками, то это сыграет на руку фирме в случае рассмотрения дела судом, вплоть до полного освобождения от ответственности.

В качестве существенных недостатков протокола ВАС признает отсутствие данных, которые прямо перечислены в пункте 2 статьи 28.2 Кодекса об административных правонарушениях. Например, отсутствие указания даты и места его составления, должности, фамилии и инициалов лица, составившего протокол, сведений о лице, в отношении которого возбуждено дело об административном правонарушении, фамилий, имен, адресов свидетелей и потерпевших и т. д. Изъяном протокола также считается отсутствие иных сведений в зависимости от их значимости для данного конкретного дела. В частности, когда не указана информация о том, владеет ли лицо, в отношении которого возбуждено дело об административном правонарушении, языком, на котором ведется производство по делу, а также данных о предоставлении переводчика при составлении протокола.

Но даже если вина нарушителя очевидна, можно попытаться смягчить наказание, например, просить выносящих вердикт о снижении штрафа. Что для этого нужно предпринять? Прежде всего, можно указать на раскаяние в совершении правонарушения. Кроме того, значительного послабления наказания можно ожидать, если виновник постарался устранить вредные последствия противоправных действий, а также если имеет место его тяжелое материальное положение, либо если совершение административного нарушения было допущено в состоянии сильного душевного волнения, аффекта (ст. 4.2 КоАП).

Если же в утрате документов виновных лиц нет, то есть ЧП произошло в связи с форс-мажорными обстоятельствами (пожаром, хищением, стихийным бедствием), то меры ответственности применяться не должны (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 25 апреля 2005 г. по делу № А19-15661/04-40-Ф02-1659/05-С1). Однако наличие чрезвычайных обстоятельств надо еще доказать, для чего пригодятся справки из органов Государственного пожарного надзора о случившемся пожаре, из метеослужбы – о стихийном бедствии (наводнении, землетрясении), постановление милиции о возбуждении уголовного дела по факту хищения. Кроме того, вескими оправдательными бумагами послужат Положение о документообороте, архивном деле, где расписан порядок хранения документов. Нелишним будет и такой аргумент, как наличие сигнализации в помещениях офиса, решеток и так далее (разумеется, если таковые имелись на момент пропажи). Иначе говоря, фирме нужно представить убедительные доказательства того, что в организации были соблюдены все необходимые меры для избежания утраты документов.

Видео (кликните для воспроизведения).

Источник: http://bishelp.ru/business/bezopasnost/poteryali-vazhnye-dokumenty-kto-vinovat-i-chto-delat

Об утрате или недостаче документов сотрудник
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here